Copilot-Governance im KMU: Modellwahl, Subprocessor-Liste und Admin-Schalter im Griff

In Kürze

• Copilot nutzt neben OpenAI-Modellen neu auch Anthropic- und, seit dem 12. September 2026, Grok-Modelle von SpaceXAI.

• Jeder Zusatzanbieter ist ein eigener Subprocessor mit eigenem Admin-Schalter — Standardzustand unbedingt prüfen, nicht annehmen.

• Anthropic-Modelle laufen laut Microsoft ausserhalb der EU-Datengrenze — ein Punkt, den Sie dokumentieren müssen.

Ausgangslage

Microsoft 365 Copilot war lange ein Ein-Modell-Produkt: Prompts liefen durch OpenAI-Modelle, fertig. Das ändert sich gerade grundlegend. Laut Microsoft nutzt der Researcher-Agent in Copilot inzwischen auch Claude-Modelle von Anthropic, Copilot in Excel kann für Editier-Workflows auf Claude umschalten, sobald Anthropic im Microsoft-365-Admin-Center freigeschaltet ist, und Copilot Cowork setzt für Aufgaben über Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und OneDrive hinweg ebenfalls Anthropic-Modelle ein. Am 12. September 2026 kam ein dritter Anbieter dazu: Grok-Modelle von SpaceXAI, zunächst als Preview im Microsoft-Frontier-Programm für Word, Excel und PowerPoint. Jeder dieser Anbieter ist ein sogenannter AI-Subprocessor — ein Drittunternehmen, das in Microsofts Auftrag Daten verarbeitet und vertraglich an Microsofts Sicherheits- und Datenschutzstandards gebunden ist.

Wichtig für das Verständnis: Ein AI-Subprocessor ist nicht dasselbe wie ein austauschbares Feature. Microsoft beschreibt in der eigenen Dokumentation ausdrücklich einen formalen Onboarding- und Prüfprozess für solche Drittanbieter, eingebettet in das Supplier-Security-and-Privacy-Assurance-Programm, bevor ein Anbieter überhaupt als Subprocessor zugelassen wird. Das senkt das Risiko, ersetzt aber nicht die eigene Prüfpflicht im Tenant — Microsoft stellt die Werkzeuge bereit, die Entscheidung über Aktivierung und die Dokumentation dieser Entscheidung bleiben bei Ihnen als Kundin oder Kunde.

Für ein KMU mit zentralem Tenant stellt sich damit eine konkrete Governance-Frage: Wer entscheidet, welche Modelle aktiv sind, und wer dokumentiert das? Microsoft schreibt ausdrücklich, dass manche dieser Subprocessors standardmässig aktiviert sind — der Status muss also verifiziert werden, er darf nicht vermutet werden. Realistische Optionen sind: erstens, alle Zusatzmodelle deaktiviert lassen und bei den Standardmodellen bleiben; zweitens, Anthropic gezielt für einzelne Szenarien wie Researcher oder Excel-Editing freigeben; drittens, zusätzlich am Grok-Preview über das Frontier-Programm teilnehmen; oder viertens, schlicht nichts zu ändern und Copilot in der aktuellen Konfiguration weiterlaufen zu lassen, bis eine Neubewertung ansteht. Nichtstun ist keine Ausrede, sondern eine legitime Option, wenn kein akuter Bedarf für weitere Modelle besteht — sie verlangt aber trotzdem, den aktuellen Schalterstand einmal bewusst zu bestätigen und diese Bestätigung zu protokollieren.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie im Microsoft-365-Admin-Center die Einstellungen zu Copilot und listen Sie alle sichtbaren AI-Subprocessor-Schalter auf, inklusive Anthropic und SpaceXAI, mit ihrem jeweils aktuellen Zustand.

1. Gleichen Sie diese Liste mit der öffentlichen Microsoft Online Services Subprocessors List ab und abonnieren Sie deren Änderungsbenachrichtigung, damit neue Anbieter nicht unbemerkt auftauchen.

1. Klären Sie pro aktiviertem Subprocessor, in welchen Copilot-Szenarien er greift — etwa Researcher, Copilot in Excel oder Copilot Cowork — und wer diese Szenarien in Ihrem Betrieb tatsächlich nutzt.

1. Prüfen Sie für Anthropic-Modelle gezielt die Datenresidenz: Microsoft nennt sie explizit als von der EU-Datengrenze und den länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen, was für die revDSG-Risikobeurteilung relevant ist.

1. Entscheiden Sie bewusst über das Grok/SpaceXAI-Frontier-Angebot. Es ist standardmässig deaktiviert, während der Preview für Frontier-Kundschaft in der EU, der EFTA und im Vereinigten Königreich ohnehin nicht verfügbar, und laut Microsoft noch in Erprobung.

1. Dokumentieren Sie die Entscheidung je Subprocessor in einem kurzen Verarbeitungsvermerk: aktiviert oder nicht, wer entschieden hat, wann, und mit welcher Begründung — das ist die Grundlage für spätere revDSG-Nachweise.

1. Legen Sie ein Wiedervorlage-Datum fest, etwa quartalsweise, an dem die Subprocessor-Liste und die Admin-Schalter erneut mit der Dokumentation abgeglichen werden.

1. Informieren Sie betroffene Teams knapp darüber, welche Zusatzmodelle aktiv sind und welche Datenkategorien dabei relevant sind, damit niemand aus Unwissenheit sensible Inhalte in ein noch nicht freigegebenes Modell gibt.

Die Kostenseite

Zusätzliche Modellanbieter kosten laut den von Microsoft veröffentlichten Angaben keinen Lizenzaufpreis — der Governance-Aufwand ist die eigentliche Kostenposition. Die folgende Tabelle stellt vier Konfigurationen über fünf Jahre gegenüber, Lizenzkosten als Annahme auf Basis des öffentlichen Jahrespreises.

Die Annahme von 360 US-Dollar pro Jahr beruht auf dem von Microsoft für Microsoft 365 Copilot publizierten Preis von 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; sie unterstellt einen über fünf Jahre konstanten Preis, was in der Praxis unwahrscheinlich ist und primär der Grössenordnung dient.

Risiken und Gegenargumente

Der grösste Risikopunkt ist die Datenresidenz: Microsoft schreibt ausdrücklich, dass Anthropic-Modelle derzeit von der EU-Datengrenze und den länderspezifischen Verarbeitungszusagen ausgenommen sind. Für ein Schweizer KMU bedeutet das nicht automatisch ein Verbot, aber es verlangt eine bewusste Risikobeurteilung nach revDSG, insbesondere wenn Personendaten von Kundschaft oder Mitarbeitenden über Researcher, Excel-Editing oder Cowork in diese Modelle gelangen können. Ein zweiter Punkt ist Abhängigkeit: Mit jedem zusätzlichen Modellanbieter wächst die Zahl der Verträge, Datenschutzerklärungen und Subprocessor-Bedingungen, die Sie im Auge behalten müssen, und ein Wechsel oder Rückzug eines Anbieters kann Copilot-Funktionen verändern, ohne dass Sie selbst etwas umgestellt haben. Drittens leidet die Nachvollziehbarkeit: Copilot-Antworten zeigen den Endnutzenden in der Regel nicht an, welches Modell im Hintergrund gerechnet hat, was die Fehlersuche und die Dokumentation für Audits erschwert.

Dagegen spricht für striktes Nichtstun, dass die Standardmodelle bereits funktionieren und jede Aktivierung neuer Subprocessors zusätzlichen Prüf- und Dokumentationsaufwand erzeugt, der sich nur lohnt, wenn ein konkreter Nutzen dahintersteht — etwa bessere Ergebnisse im Researcher-Agent oder in Excel-Editing-Workflows. Gerade beim Grok/SpaceXAI-Angebot ist der Reifegrad noch gering: Es handelt sich um eine Preview mit eingeschränkter geografischer Verfügbarkeit, bei der Microsoft selbst schreibt, zunächst Feedback sammeln zu wollen, bevor die Verfügbarkeit ausgeweitet wird. Ein KMU ohne dediziertes Datenschutz-Team fährt oft besser, hier abzuwarten, statt als früher Tester Governance-Schulden aufzubauen. Hinzu kommt: Microsoft selbst behält sich vor, welche Modelle künftig hinter einem Copilot-Aufruf stehen, und kann Modelle im Hintergrund austauschen oder aktualisieren, ohne dass sich Ihre Sicherheits- oder Compliance-Einstellungen ändern. Das ist einerseits entlastend, weil Sie nicht jede Modellversion einzeln prüfen müssen, macht andererseits die einmal getroffene Subprocessor-Entscheidung zu einer, die Sie periodisch neu bestätigen sollten, statt sie als für alle Zeit erledigt zu betrachten.

Was das für Ihr KMU heisst

• Verifizieren Sie den tatsächlichen Schalterstand jedes AI-Subprocessors im Admin-Center, statt sich auf Annahmen über Standardwerte zu verlassen.

• Dokumentieren Sie jede Aktivierung mit Datum, Verantwortlichkeit und Begründung — das ist die Grundlage für eine revDSG-taugliche Risikobeurteilung.

• Prüfen Sie bei Anthropic-Modellen gezielt die Datenresidenz ausserhalb der EU-Datengrenze, bevor Personendaten über Researcher, Excel oder Cowork verarbeitet werden.

• Beim Grok/SpaceXAI-Frontier-Preview gilt: abwarten ist eine valide Option, solange kein klarer Geschäftsnutzen den zusätzlichen Governance-Aufwand rechtfertigt.